As secretárias podem ser a arma do negócio
Quem pensa que as secretárias servem apenas para anotar recados se engana. Ela pode ser a peça-chave para o sucesso de um bom empreendimento. Vou explicar. Nesta semana fiz contato com diversas empresas para obter informações básicas sobre o negócio. E, para a minha surpresa, nenhuma das funcionárias que atenderam as minhas ligações sabia explicar sobre os projetos futuros do empreendimento ou mesmo dizer o telefone da assessoria de imprensa.
A secretária precisa estar preparada para fornecer ao cliente as informações fundamentais sobre aquele negócio. Além disso, deve direcionar o cliente para o setor capaz de atender as suas necessidades, conhecer os projetos e as áreas de atuação da empresa e saber os detalhes do funcionamento interno do empreendimento para auxiliar os próprios funcionários.
Saber explorar o potencial dessa funcionária é fundamental. De olho nisso, a revista Inc revelou algumas dicas para que você saiba como preparar as suas secretárias.
1. Contato próximo
As secretárias devem conhecer todos os clientes da sua empresa e saber quais são os fregueses fundamentais para o crescimento do negócio. Para obter essas informações, ela deve estar em constante contato com todos os funcionários e sócios da empresa e conhecer suas características e personalidades.
2. Colaboração nas vendas
O setor de vendas é fundamental para o crescimento do negócio. Contudo, alguns profissionais da área podem se confundir quanto às informações sobre um produto ou mesmo com a inclinação política da empresa. Para que esses erros não ocorram no processo de comercialização, as secretárias devem estar atentas e auxiliar os profissionais.
3. Problemas internos
A secretária deve zelar pelo bom funcionamento da empresa. Para isso, ela precisa ser a pessoa responsável por assessorar assuntos burocráticos e manter todo o sistema operacional do negócio em andamento.
4. Peça essencial
Por saber tudo o que acontece dentro de uma empresa, a presença dessa assistente é imprescindível. Quando ela está fora na hora de almoço, por exemplo, clientes e funcionários podem ficar sem retorno. Para que isso não aconteça, é aconselhável ter uma substituta para a secretária.
5. Consultora pessoal
Pelo amplo conhecimento dos setores e das normas da empresa, a secretária se assemelha a um departamento de recursos humanos. Ela ajuda os colegas de trabalho a solucionarem problemas pessoais e corporativos, por exemplo.
September 18th, 2010 at 11:11 pm
Prezada Patrícia,
sou secretária executiva trilíngue (curso de nível superior, pasme!) e tudo o que você escreveu a respeito das atribuições de um profissional de secretariado executivo (sim, pois há homens e mulheres na profissão) é pré-requisito para exercitar a profissão.
Consulte, apuradamente, estas empresas para as quais ligou e confirme se as profissionais na função de secretária (embora seja tb uma função, só deveria atuar na área pessoa graduada e competente) eram graduadas.
Infelizmente, no Brasil a profissão é nova e a maioria das empresas não estão dispostas a pagar o justo salário para profissionais de nossa classe.
Esperava informações novas, mas vejo que você simplesmente desconhecia as reais atribuições do profissiona.
Ah, e um adendo: não compare o profissional a um departamento de RH. No departamento de RH você precisa de psicólogos, administradores e assistentes sociais (profissionais estes que são responsáveis por prover apoio pessoal aos funcionários).
Marcela Conceição
Secretária Executiva Trilíngue
SE nº 603 SRTE/PA
November 15th, 2010 at 4:11 pm
Adorei as dicas, vou revê-las com atenção no treinamento das minhas secretárias.
January 24th, 2011 at 1:21 pm
Marcela Conceição acredito que você entendeu mal a posição do autor da matéria.
Estamos aqui falando para empreendedores (não que você não seja uma) e empreendedores muitas vezes trabalham com baixa capacidade de investimento em uma “secretária trilingue” pois eles tem pouco capital de investimento (principalmente no inicio do projeto) e acredito que estas dicas sejam importantes para micro empreendedores.
Eu mesmo presto consultoria de marketing a uma empresa com 6 funcionários e uma secretária. Agora imagine eles gastarem todo o capital deles investindo-o em uma “secretária trilingue” . Tente olhar por esse lado.
Acredito que ele não quis ofender a sua classe, que na minha opinião é essencial e peça chave de qualquer empresa, porque trabalha frente a frente com o cliente e traz a “primeira impressão” do negócio.
Um abraço
November 14th, 2011 at 7:34 pm
Esta matéria é antiga, mas continua sempre atual. Gostei muito, pois alguns empresários mantém ideias ainda antiquada de suas funcionarias, não vendo seu real valor, expressão, e opinião. Investimento e melhor qualificação,as secretarias merecem.
Um Abraço
December 29th, 2011 at 3:18 pm
Marcela Conceição,
As secretárias a que se refere a matéria são as atendentes e/ou telefonistas que geralmente são utilizadas como secretárias, aux administrativas e telefonistas e é prática mais do que comum nas empresas. Então, acredito que as dicas do autor desta matéria é de muita valia para os “empreendedores”" cobrarem de suas atendentes/telefonistas as qualificações de Secretária Executiva por um menor custo. Pra eles é muito válido mesmo, representa economia e para a(o) funcionária(o) não representa melhor remuneração, pois não tem qualificação, ou diploma, como justificam.
February 8th, 2012 at 2:18 pm
Boas Dicas! Olha quanto potencial desperdiçado e a gente nem percebe!!
February 20th, 2012 at 9:30 pm
Sempre pensei dessa forma, pois já trabalhei alguns emprego de secretária. Ela tem muita que acrescentar no andamento da imagem da sua Empresa.Qualificação e valorização dessa função pode ser um peça a mais na Empresa para produção e divulgação da imagem empreendorismo onde ela excerse sua função.
Muito boa matéria solidificou o que pensava.
Eliane A Botelho
April 16th, 2012 at 3:11 pm
Prezados,
Assim como a Marcela Conceição, sou Secretária Executiva. Entendi o posicionamento dela.
Nós passamos anos estudando Secretariado Executivo e depois ouvimos pessoas dizerem que são Secretárias (sem ao menos saberem a existência do curso).
É interessante debatermos esse assunto, e também é importante que as pessoas saibam que somos uma classe e temos um “nome” a zelar.
No caso dos comentários acima, acredito que o problema foi a nomenclatura dada a certos profissionais.
Soaria melhor se fosse dito Assistente, Auxiliar ou Recepcionistas, assim como disse a Carol, do que dizer que são Secretárias.
Tatiana Maciel.